Die eAkte als Fundament einer modernen Verwaltung

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Die eAkte als Fundament einer modernen Verwaltung

03.11.2026

4 min Lesedauer

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Die Digitalisierung verändert die öffentliche Verwaltung grundlegend und stellt Behörden vor die Aufgabe, Arbeitsabläufe effizienter, transparenter und flexibler zu gestalten. Eine zentrale Rolle spielt dabei die elektronische Aktenführung, die weit mehr ermöglicht als die bloße Ablösung von Papier und den Weg zu einer durchgängig digitalen Verwaltung ebnet.

Verwaltung findet längst nicht mehr ausschließlich am Schreibtisch mit Aktenordner und Papierstapel statt. Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis, dass digitale Dokumente allein noch keine digitalen Prozesse schaffen. Erst wenn Informationen strukturiert erfasst, zentral verfügbar gemacht und sicher verarbeitet werden können, entsteht daraus ein echter Mehrwert für Behörden und ihre Mitarbeitenden. Die eAkte bildet hierfür eine wichtige Grundlage – und eröffnet neue Wege, Verwaltungsabläufe effizienter, nachvollziehbarer und durchgängig digital zu gestalten.

Zentraler Baustein moderner Bürokratie

Die eAkte wird damit zunehmend zu einem zentralen Baustein einer modernen und zukunftsfähigen Verwaltung. Dabei geht es längst nicht nur darum, Papier durch digitale Dokumente zu ersetzen. Entscheidend ist vielmehr, Informationen strukturiert verfügbar zu machen, Vorgänge nachvollziehbar abzubilden und Mitarbeitenden einen schnellen und sicheren Zugriff auf relevante Unterlagen zu ermöglichen – unabhängig davon, wo gearbeitet wird. Der Arbeitsalltag sollte nicht davon abhängig gemacht werden, ob im Büro oder im Homeoffice gearbeitet wird. Gleichzeitig müssen Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, rechtssichere Aufbewahrung und die Integration in bestehende Fachverfahren berücksichtigt werden.

Für Behörden und öffentliche Einrichtungen stellt sich daher die Frage, wie sich die eAkte sinnvoll in bestehende Strukturen integrieren und ihr Potenzial für die Verwaltungsmodernisierung ausschöpfen lässt. Welche Lösungen dabei unterstützen können und worauf es bei ihrer Auswahl ankommt, zeigt der Blick auf aktuelle Ansätze für eine digitale Aktenführung.

Rechtssichere Signaturen und Siegel sowie Langzeitaufbewahrung für digitale Akten

Elektronische Signaturen und Siegel sind ein wichtiger Baustein digitaler Verwaltungsprozesse. Mit DATA Sign lassen sich sämtliche Schritte rund um das elektronische Signieren und Siegeln in einer zentralen Plattform abbilden: von der Initiierung über die Einbindung weiterer Beteiligter bis zur Prüfung von Echtheit und Gültigkeit.

Auch mehrstufige oder organisationsübergreifende Signaturprozesse können damit effizient umgesetzt werden.

Mitarbeitende sowie externe Personen lassen sich gezielt in einen Vorgang einbinden. Die Plattform berücksichtigt dabei die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und geltenden europäischen Spezifikationen und schafft so eine verlässliche Grundlage für rechtskonforme digitale Prozesse.

Ob direkt aus einer Fachanwendung wie einer Personalakte, integriert in ein bestehendes Fachsystem oder über die intuitive Benutzeroberfläche: DATA Sign lässt sich flexibel in vorhandene Strukturen einbinden. So werden Signatur- und Siegelprozesse durchgängig digital, kollaborativ und ohne Medienbrüche integriert.

Mit Governikus DATA Aeonia lassen sich eAkten und Dokumente beweiswerterhaltend und rechtssicher langfristig archivieren. Das hardwareunabhängige Archivierungssystem nach TR-ESOR-Standards sichert die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit elektronischer Dokumente und erhält die Prüfbarkeit digitaler Signaturen und Siegel. Durch offene Standards lässt sich die Lösung zudem flexibel in bestehende Systemlandschaften integrieren – für medienbruchfreie Prozesse und langfristige Investitionssicherheit.

Kommunikation: Alle Wege an einem zentralen Punkt

Die Kommunikation von Behörden mit Bürger:innen, Unternehmen und anderen Institutionen wird zunehmend vielfältiger. Damit daraus keine komplexe Insellandschaft entsteht, sollten die unterschiedlichen Zustell- und Empfangskanäle nicht einzeln an Fachverfahren oder eAkten angebunden werden.

Eine zentrale elektronische Poststelle schafft hier die notwendige Schnittstelle: Hier kommt der Governikus MultiMessenger ins Spiel. Er nimmt unterschiedliche Nachrichtenformate entgegen, übernimmt automatisiert Identitäts- und Sicherheitsprüfungen und leitet die Nachricht an das jeweils zuständige Zielsystem weiter. Originalnachrichten können dabei direkt an eine beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung übergeben werden. So lassen sich eingehende Nachrichten zentral verwalten und zugleich die Voraussetzungen für eine durchgängig digitale Kommunikation schaffen. Auch die Zugangseröffnung von Bürger:innen und Unternehmen kann zentral dokumentiert werden. Damit wird aus vielen einzelnen Kommunikationswegen ein strukturierter Prozess – vom Eingang über die Verarbeitung bis zur rechtskonformen Aufbewahrung und digitalen Antwort.

Die eAkte ist also weit mehr als der digitale Ersatz für den klassischen Aktenordner.

Ihr Potenzial entfaltet sie vor allem dann, wenn sie mit weiteren Bausteinen einer modernen Verwaltungsinfrastruktur zusammenspielt: von rechtssicheren Signatur- und Siegelprozessen über die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung bis hin zur zentralen digitalen Kommunikation.

Damit wird die eAkte zum Ausgangspunkt für durchgängige digitale Prozesse – und zu einem wichtigen Baustein auf dem Weg zu einer Verwaltung, die effizient, rechtssicher und zukunftsfähig aufgestellt ist.

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