In der Gemeinde Gia Vien wurden die zuvor in Papierform geführten Akten der Parteimitglieder von Funktionären und Fachkräften des Parteiaufbaukomitees sowie der lokalen Parteigliederungen und -komitees systematisch geprüft, klassifiziert und geordnet, bevor sie digitalisiert wurden. Jede Akte weist individuelle Merkmale auf, da im Laufe der Jahre Dokumente hinzugefügt wurden und sich die Informationen im Laufe der Parteikarriere des Mitglieds ändern können. Daher ist der Arbeitsaufwand beträchtlich und erfordert in jeder Phase akribische Sorgfalt.
Laut einem Vertreter des Parteiaufbaukomitees der Gemeinde Gia Vien zählt das Parteikomitee der Gemeinde derzeit über 1.600 Parteimitglieder. Um Fortschritte zu gewährleisten, hat das Parteiaufbaukomitee dem Ständigen Ausschuss des Parteikomitees empfohlen, eine Arbeitsgruppe zur Digitalisierung der Parteimitgliedsdatenbanken einzurichten und technische Unterstützungsgruppen zu bilden, die die Parteigliederungen bei der Überprüfung, Überarbeitung und Klassifizierung der Datensätze unterstützen.
Das Parteikomitee der Gemeinde wies außerdem die Bereitstellung von Einrichtungen, Ausrüstung und Personal an und mobilisierte die Parteigliederungen an der Basis zur Teilnahme. Vor der Digitalisierung wurden die Akten gesichtet, klassifiziert, geordnet und überprüft, um fehlende, widersprüchliche oder unbestätigte Informationen, die einer Ergänzung bedurften, umgehend zu identifizieren. Neben der Erstellung elektronischer Versionen musste das zuständige Personal auch die Informationen standardisieren, Daten in spezialisierten Systemen aktualisieren, die Akten systematisch ordnen und sicherstellen, dass die Daten leicht durchsuchbar, zugänglich und nutzbar sind.
Bis heute hat Gia Vien alle 1.663 Akten der Parteimitglieder geprüft und überarbeitet und scannt und aktualisiert diese derzeit im Parteimitglied-Datenbanksystem.
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Die Gemeinde Liem Ha hat die Bedeutung der Digitalisierungskampagne und der Erstellung elektronischer Daten und Aufzeichnungen der Parteimitglieder erkannt und Arbeitsgruppen eingerichtet. Diese wurden mit der notwendigen Ausrüstung ausgestattet und jedem Mitglied wurden spezifische Aufgaben zugewiesen. Die Arbeitsgruppen arbeiten eng mit den nachgeordneten Parteikomitees, Ortsgruppen und Basisorganisationen zusammen, um die Informationen der Parteimitglieder zu überprüfen, abzugleichen und zu standardisieren. Jedes Parteimitglied ist verpflichtet, bei der Überprüfung und dem Abgleich seiner persönlichen Daten mitzuwirken. Unvollständige oder fehlerhafte Angaben werden gemäß den geltenden Bestimmungen überprüft und aktualisiert.
Genossin Lai Thi Hoa, Mitglied des Digitalisierungsteams, das in der Gemeinde Liem Ha für die Erstellung der Parteimitgliedsakten zuständig ist, berichtete: „Während des Überprüfungsprozesses haben wir uns darauf konzentriert, die Informationen in den Papierakten mit den von uns verwalteten Daten zu vergleichen. In einigen Fällen mussten wir nachprüfen, in anderen mussten wir Informationen hinzufügen. Alle Schritte wurden sorgfältig durchgeführt. Ziel ist es, dass die digitalisierten elektronischen Akten mit den Originalakten übereinstimmen.“
Neben der Beschleunigung des Prozesses legt die Gemeinde Liem Ha großen Wert auf Informationssicherheit. Die Akten der Parteimitglieder enthalten zahlreiche wichtige Informationen, die in direktem Zusammenhang mit der Organisationsarbeit, der Personalverwaltung und der Mitgliederverwaltung stehen. Der Ständige Ausschuss des Gemeindeparteikomitees verlangt eine strenge Kontrolle des gesamten Prozesses – von der Entgegennahme, Zählung und Übergabe der Akten bis hin zum Scannen, Speichern und Aktualisieren der Daten. Papierakten werden gemäß festgelegter Verfahren gezählt, übergeben und entgegengenommen, bevor sie gescannt werden. Nach der Digitalisierung müssen die Dokumente in der korrekten Reihenfolge der Originalakten vorliegen, vollständig sein, digital signiert sein, um die elektronischen Dateien zu bestätigen, und mit der Datenbank synchronisiert sein.
Bis zum 31. Juli 2026 hatte Liem Ha die erste Phase abgeschlossen und alle 1.407 Parteimitgliedsakten klassifiziert, geordnet und ergänzt. Am 1. August begann die Digitalisierungsphase. Bis zum 5. September wurden über 1.000 Akten von nachgeordneten Parteigliederungen und -komitees eingescannt, um elektronische Parteimitgliedsakten zu erstellen. Nach der Digitalisierung wurden die Akten digital signiert und mit der Parteimitgliedsdatenbank 4.0 synchronisiert.
Genossin Trinh Thi Nhung, Vorsitzende des Parteiaufbaukomitees der Gemeinde Liem Ha, erklärte: „Die Gemeinde hat einen separaten Digitalisierungsraum eingerichtet und verwaltet die Akten vom Eingang bis zur Fertigstellung streng. Nach dem Scannen werden die Akten nochmals geprüft, um die korrekte Reihenfolge, die Vollständigkeit der Dokumente und die Datensicherheit zu gewährleisten. Liem Ha ist bestrebt, alle Digitalisierungsphasen planmäßig abzuschließen und alle Aufgaben bis zum 30. November 2026 zu erledigen.“
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Gemäß Plan Nr. 18-KH/BTCTU vom 17. Juli 2026 der Organisationsabteilung des Provinzparteikomitees wird die Digitalisierung der Parteimitgliedsakten in der gesamten Provinz in 5 Phasen durchgeführt: Phase 1: Überprüfung, Überarbeitung und Klassifizierung der Akten (abgeschlossen im Juli 2026); Phase 2: Digitalisierung der Akten von Parteimitgliedern, die Kader unter der Leitung des Politbüros und des Sekretariats sowie Kader unter der Leitung des Ständigen Ausschusses der Provinzpartei sind (abgeschlossen im August 2026); Phase 3: Digitalisierung der Akten von Parteimitgliedern, die Kader unter der Leitung des Ständigen Ausschusses des Parteikomitees der Gemeinden und Stadtteile (und gleichwertiger Gremien) sind (abgeschlossen im September 2026); Phase 4: Digitalisierung der regelmäßig für die Personalorganisation und die Verwaltung der Parteimitglieder verwendeten Akten (abgeschlossen im Oktober 2026). Phase 5: Digitalisierung der verbleibenden Parteimitglieds-Datensätze (Abgeschlossen bis zum 31. Dezember 2026).
Die Zeit drängt. Derzeit konzentrieren die Behörden und Abteilungen ihre personellen und materiellen Ressourcen, sichern die Qualität jeder Phase, streben die termingerechte Fertigstellung des Projekts an und gewährleisten, dass die Daten „korrekt, vollständig, bereinigt, aktuell, konsistent und allgemein nutzbar“ sind. Dies bildet die Grundlage für eine effizientere Verwaltung der Parteimitglieder, die erleichterte Umsetzung der parteiinternen Verwaltungsabläufe im elektronischen Umfeld und die schrittweise Erfüllung der Anforderungen des Parteiaufbaus im neuen Zeitalter.
Quelle: https://baoninhbinh.org.vn/day-nhanh-so-hoa-ho-so-xay-dung-du-lieu-dang-vien-dung-chung-260916080113404.html