Die Digitalisierung verändert die rechtlichen Grundlagen der Arbeitswelt. Arbeitsverträge und personalrechtliche Erklärungen werden immer häufiger elektronisch abgewickelt, betriebliche Verfahren verlagern sich in digitale Räume und klassische Schriftformerfordernisse stehen zunehmend auf dem Prüfstand. Das verspricht mehr Effizienz – auf eine rechtssichere Umsetzung muss HR angesichts neuer Haftungs- und Compliance-Risiken dennoch besonders achten.
Denn wer arbeitsrechtliche Vorgänge rechtssicher digitalisieren will, muss mehr bedenken als elektronische Übermittlung und digitale Unterzeichnung. Wenn arbeitsrechtliche Dokumente digital abgewickelt und gespeichert werden, sind auch Datenschutz, IT-Sicherheit und Beweisfähigkeit zu berücksichtigen.
Nachweisgesetz: Erleichterungen beim Nachweis der Arbeitsbedingungen
Einen wichtigen Impuls für die Digitalisierung und Entbürokratisierung des Arbeitsrechts hat zuletzt das Bürokratieentlastungsgesetz IV gesetzt. Eine wesentliche Erleichterung ergibt sich seitdem aus der Änderung des Nachweisgesetzes (NachwG). Gemäß § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG können unter bestimmten Voraussetzungen die wesentlichen Vertragsbedingungen nunmehr in Textform nach § 126 b BGB abgefasst und elektronisch übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Der Arbeitnehmer kann weiterhin eine schriftliche Niederschrift verlangen.
Daraus folgt jedoch nicht, dass künftig sämtliche arbeitsrechtlichen Erklärungen in Textform abgegeben werden können.
Für Arbeitsverhältnisse in den in § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen, darunter insbesondere das Bau- sowie das Hotel- und Gaststättengewerbe, gelten weiterhin strengere Anforderungen.
Besondere Vorsicht gilt bei Befristungsvereinbarungen. Nach § 14 Abs. 4 TzBfG bedarf die Befristung grundsätzlich weiterhin der Schriftform. Diese kann zwar durch die elektronische Form ersetzt werden, jedoch nur unter den Voraussetzungen des § 126a BGB, insbesondere mittels qualifizierter elektronischer Signatur (QES). Eine einfache elektronische Signatur, eine eingescannte Unterschrift oder eine Zustimmung per E-Mail genügt nicht. Eine Ausnahme gilt für Vereinbarungen, nach denen das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet. Für diese genügt nach § 41 Abs. 3 SGB VI seit dem 1. Januar 2025 die Textform. Die Einführung der einfachen Textform soll für befristete Arbeitsverträge möglicherweise ab dem 1. Januar 2027 kommen. Dies sind bislang jedoch noch Reformüberlegungen. Lesen Sie dazu mehr in dieser News: Was bei der Befristung von Arbeitsverträgen gilt.
Für Betriebsvereinbarungen gelten besondere Anforderungen. Nach § 77 Abs. 2 S. 3 BetrVG können sie elektronisch geschlossen werden, solange die Betriebsparteien dasselbe Dokument qualifiziert elektronisch signieren.
Für Kündigungen und Aufhebungsverträge gilt nach § 623 BGB nach wie vor die strenge Schriftform – daran ändert sich nichts.
Digitalisierung im Arbeitsrecht: Qualifizierte elektronische Signatur als Brücke
Wo gesetzlich zwar die Schriftform gilt, eröffnet § 126 Abs. 3 BGB grundsätzlich die Möglichkeit, sie durch die elektronische Form zu ersetzen. Nach § 126a BGB muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner (QES) versehen.
Der Begriff der QES basiert auf Art. 3 Nr. 12 der europäischen eIDAS-Verordnung. Danach handelt es sich bei der QES um eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht.
Vereinfacht gesagt ermöglicht die QES, die Identität des Unterzeichnenden zuverlässig zuzuordnen und nachträgliche Veränderungen des signierten Dokuments erkennbar zu machen. Sie bietet damit ein deutlich höheres Maß an Authentizität und Integrität als eine einfache elektronische oder eingescannte Unterschrift.
Datenschutz und Beweisfähigkeit
Die rechtssichere Digitalisierung arbeitsrechtlicher Vorgänge beschränkt sich nicht auf deren elektronische Übermittlung und Unterzeichnung. Bei der digitalen Abwicklung und Speicherung arbeitsrechtlicher Dokumente sind auch Datenschutz, IT-Sicherheit und Beweisfähigkeit zu berücksichtigen.
Die Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten muss auf einer datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage beruhen. Maßgeblich sind insbesondere Art. 6 DSGVO sowie § 26 BDSG. Beschäftigte sind nach Maßgabe der Art. 12 bis 14 DSGVO umfassend über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und erforderliche Informationen bereits bei der Erhebung der Daten bereitzustellen.
Nach Art. 24 DSGVO hat der Arbeitgeber durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten den Anforderungen der DSGVO entspricht. Hierzu zählen insbesondere die datenschutzkonforme Organisation und regelmäßige Überprüfung der Verarbeitungsprozesse sowie die Schulung der mit der Datenverarbeitung befassten Beschäftigten. Art. 32 DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus abhängig vom jeweiligen Risiko zu treffen, etwa die Verschlüsselung personenbezogener Daten oder Zugriffsbeschränkungen.
Für die Beweisfähigkeit elektronischer Dokumente ist insbesondere § 371a ZPO von Bedeutung. Danach sind die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend anzuwenden auf private elektronische Dokumente, die mit einer QES versehen sind. In Verbindung mit § 416 ZPO begründen sie einen vollen Beweis dafür, dass die in ihnen enthaltene Erklärung vom Aussteller abgegeben wurde. Zugleich begründet die geprüfte QES einen Anschein der Echtheit der elektronischen Erklärung. Hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Beweisregel i.S.d. § 286 Abs. 2 ZPO. Der Beweiswert erstreckt sich jedoch lediglich auf die Abgabe der Erklärung und nicht auf deren inhaltliche Richtigkeit oder die Wirksamkeit des zugrunde liegenden Rechtsgeschäfts.
Mitbestimmung bei digitalen HR-Systemen
Wer digitale Personalprozesse einführt, kommt am Betriebsrat nicht vorbei. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gewährt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das Mitbestimmungsrecht dient dem Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts der Arbeitnehmer vor den besonderen Gefahren technischer Überwachung. Umfasst werden digitale Systeme, soweit sie objektiv geeignet sind, Informationen über das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu erheben oder aufzuzeichnen. Damit können etwa Personalverwaltungssysteme, elektronische Zeiterfassungssysteme oder bestimmte KI-Anwendungen der Mitbestimmung unterliegen.
Darüber hinaus bestehen Informations- und Beratungsrechte. Nach § 90 BetrVG hat der Arbeitgeber den Betriebsrat unter anderem über die Planung technischer Anlagen sowie von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von KI rechtzeitig zu informieren und mit ihm zu beraten.
Fazit: Digitalisierung im Arbeitsrecht – Evolution statt Revolution
Die Digitalisierung erleichtert arbeitsrechtliche Prozesse, beseitigt rechtliche Formvorgaben aber nicht. Während der Gesetzgeber etwa beim Nachweis von Arbeitsbedingungen digitale Lösungen ermöglicht, bleiben für Kündigungen, Aufhebungsverträge und bestimmte Befristungen strenge Anforderungen bestehen. Zugleich müssen Arbeitgeber Datenschutz, IT-Sicherheit, Beweisfähigkeit und Mitbestimmungsrechte von Anfang an mitdenken. Digitalisierung wird damit nur dann zum Bürokratiegewinn, wenn technische Effizienz und rechtliche Sicherheit zusammengedacht werden.
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